Pro-id - Sådan bruges Pro-id

Sådan bruges systemet


Vejleding til første gang systemet skal bruges

 
Når du skal bruge systemet første gang, er det lettest for dig, hvis du følger disse trin:
 
1. vælg grossister
2. design jeres eget id-kort
3. opret jeres projekter
4. opret dine medarbejdere
5. aktiver systemet
 

Vælg grossister

Efter log-in i systemet er det en god idé hvis du starter med at vælge de grossister du vil anvende systemet hos og indtaster dit HOVED-kontonummer ved den enkelte grossist. Det vil være en fordel hvis du har både dit hovedkontonummer og dine eventuelle underkonti/ anlægskonti/projektkontonumre klar da disse bruges senere i vejledningen.
 
Du skal selv indtaste dit kontonummer hos grossisten og bemærk venligst at der ved både hoved- og underkonti skal være tale om eksisterende konti. Du kan altså IKKE anvende dette system til at oprette konti hos grossisterne, men kun tilknytte eksisterende konti.
 
Hvis du ikke vælger en grossist, vil du fortsat kunne handle hos denne grossist, men så er handlen ikke omfattet af mulighederne og beskyttelsen i dette system.
 

Design jeres eget id-kort

Når du skal designe jeres egne kort, har du en række valgmuligheder.
 
Vælg om I vil skrive jeres firmanavn med en af de mulige fonte eller anvende jeres logo. Hvis du vælger at bruge jeres logo, er det vigtigt, at logoet har en ordentlig kvalitet og den rigtige størrelse som systemet foreskriver. Hvis forholdet mellem bredde og højde ikke er som der nævnes i systemet, vil jeres logo blive strukket i den ene eller anden retning. Hvis du er i tvivl, eller ikke kan få det ønskede resultat, er du velkommen til at kontakte os på mail@branchehuset.dk og så vil vi hjælpe dig med at tilpasse og beskære logoet.
 
Systemet indeholder også en række mulige baggrundsfarver som du kan vælge imellem og dermed lave dit eget individuelle layout. Når du har valgt og gemt det ønskede design, vil det gælde for alle dine kommende kort. Hvis du på et senere tidspunkt ændrer i layoutet, vil det gælde for alle kort der produceres efter ændringen. For at bestille kort til erstatning af kort med tidligere layout, skal du bestille de nye kort inde på de enkelte medarbejdere der har de gamle kort. Alt efter hvornår kortene bestilles, produceres og aktiveres skal du være opmærksom på at medarbejderne risikere at blive afvist hos grossisten indtil de nye kort er aktiveret.
 

Opret jeres projekter

I systemet kan du styre dine medarbejderes mulighed for at afhente varer på de enkelte projektkonti/anlæg hos de enkelte grossister.
 
Det er ikke et krav, at du opretter projekterne. Men det mindsker kraftigt muligheden for, at dine medarbejderes køb hos grossisten noteres på forkert konto.
 
Trin for trin guide
1. Vælg grossist og tast hovedkonto
2. Gå til Projektoversigten og ”Opret nyt projekt”
3. Indtast projektnavn og Tilføj grossist
4. Kryds de brugere af, som skal handle på projektet
5. Du kan gå ind på brugeren og se, hvilke projekter de kan handle på.
 
Hvis man kun opretter en hovedkonto hos en grossist, så kan alle medarbejdere automatisk handle på den.
 
Så, når alle kort aktiveres, bliver medarbejderne bedt om at vise Pro-id kort ude hos de valgte grossister. (Der er derfor vigtigt, at alle kort er klar, før de aktiveres)
 
Har I underkonti/projekter, skal de også registreres i Pro-id systemet, hvorefter du skal tilknytte de forskellige medarbejdere til projekterne.
 

Opret dine medarbejdere

Når du har valgt dine grossister, designet dine egne kort og eventuelt oprettet dine projekter, mangler du nu kun at oprette medarbejderne.
 
Opret medarbejderne ved at udfylde navnefelterne og uploade et billede af medarbejderen. Du kan bruge alle normale bogstaver, men forskellige tegn som “ ‘ > < # må ikke anvendes.
 
Når du skal uploade et billede, vælger du billedet på din harddisk (eller hvor filen er gemt) og klikker “OK”. Billedets format skal være i samme forhold som til et pas. Jo bedre kvalitet af billedet, jo bedre bliver dit kort, men under normale forhold vil et almindeligt digitalt kamera eller en god mobiltelefon levere et tilstrækkeligt godt billede. 
 
Det primære formål med systemet er, at alle kort skal indeholde brugerens billede, men der kan være situationer, hvor det vil være praktisk at have et kort uden billede. Der kan f.eks. være tale om et kort til nye medarbejdere, som kan anvendes indtil de rigtige personlige kort produceres. I stedet for navn skrives der Ny svend, Vvs-afdelingen eller hvad der foretrækkes. I skal dog her være meget opmærksomme på, at grossisten jo ikke kan kontrollere, at ham, der anvender kortet i butikken, er den rigtige, da der ikke er billede på kortet. Et sådan upersonligt kort er således ikke omfattet af systemets garanti, og det er jeres ansvar, at det opbevares sikkert som øvrige benzinkort og kreditkort. Kortet kan selvfølgelig spærres som alle andre kort, hvormed der ikke hæftes for udleverede varer efter spærringen.
 
Det er frivilligt, om feltet til medarbejdernummer skal anvendes, men feltet er tænkt som en mulighed for dig at linke kortet tilbage til jeres eget personalestyringssystem. Du kan også kontakte grossisten og høre om muligheden for, at medarbejdernummeret fremgår af fakturaerne.
 
Til sidst skal du bestemme, hvilke projekter/anlægskonti medarbejderen skal have adgang til. Dette styrer du ved at vælge det/de ønskede projekter på samme side.
 
Efter oprettelsen er bekræftet ved klik på “OK”, er der automatisk bestilt et kort. Efter modtagelse af kortet skal det aktiveres i systemet.
 

Aktiver systemet

Det er meget vigtigt at I ikke prøver jer frem med ét kort. Så snart systemet aktiveres med ét kort, tilmeldes I systemet hos de valgte grossister, og de vil derefter kræve kortet vist ved afhentning. Medarbejdere med “ikke aktive” kort afvises således hos grossisten, og I skal derfor vente med at bruge systemet, indtil I er klar til at starte med alle medarbejdere (alle dem der skal have kort).
 

Ændring af stamdata

Hvis I flytter, får andet telefonnummer eller lignende, kan du selv ændre næsten alle jeres data i systemet. Det eneste felt, du ikke selv kan ændre, er jeres CVR-nummer, da nummeret er nøglen til jeres brugsaftale med systemet og jeres konti hos grossisten. Du kan ikke meddele grossisten jeres nye adresse via systemet, og dette skal derfor ske direkte til grossisterne.
 

Administrator

Der skal altid være mindst én administrator, som designer kortene, tildeler rettigheder, opretter og sletter medarbejdere m.m. Som det nævnes, kan der også være flere administratorer, og I skal her være opmærksomme på, at hvis administratoren holder ferie, kan kun andre administratorer foretage ændringer.
 

Ændring af kodeord

Når du har designet dit kortlayout, valgt de grossister du handler med, og oprettet dine medarbejdere m.m., kan du overveje at ændre dit kodeord til systemet. Det kodeord du har modtaget, er et automatisk generet kodeord fra systemet, og mange vælger derfor, at ændre det til et man selv kan huske. Du kan altid ændre dit kodeord på Pro-id’s hjemmeside, men husk, at det nye kodeord helst skal indeholde tal, små og store bogstaver.
 
 
Branchehuset

Kontakt:


Mette Bøgevang
Tlf.: 71 99 03 23
mb@branchehuset.dk